Un manager me disait récemment « au cours de ma dernière réunion d’équipe, j’ai vu quelqu’un qui était en train de s’endormir. Comment faire pour créer de l’engagement ? ».

Et oui, comment faire pour éviter le traditionnel monologue du manager suivi par le fameux tour de table « rapport d’activité » au cours duquel chacun s’efforce de montrer comment il a bien travaillé ?

Style de management

On devine un manager qui a déjà à cœur de modifier l’approche de sa réunion. En effet, ce n’est pas la peine d’espérer de la participation en réunion si elle n’est pas conçue pour cela. Posez-vous déjà cette question « à quel point êtes-vous prêt à laisser la réunion d’équipe entre les mains des équipiers ? ». Quand on sait que la durée d’attention de l’individu moyen est aujourd’hui d’environ 8 secondes, il va sans dire que le format de réunion doit inviter à s’exprimer et à réfléchir plus qu’à écouter.

Objectif de votre réunion

Le fait de faire des réunions d’équipe est déjà très positif. Mais au fait, pourquoi en faites-vous ? Quels sont vos objectifs ? A quels besoins est-ce que cela répond pour vous ? A quels besoins est-ce que cela répond pour votre équipe ?

  • Descente d’information ?
  • Prise de pouls de l’équipe ?
  • Moment de convivialité ?
  • Rapport d’activité ?
  • Brainstorming ?

L’animation

C’est très certainement vous qui envoyez l’invitation, qui déterminez le lieu, la date et la durée de votre réunion. En plus, le jour J, c’est vous qui l’animez.

Bonne nouvelle, vous pouvez utiliser tout ou partie des « rôles délégués » :

  • L’animateur qui déroule l’ordre du jour, qui fait participer les équipiers
  • Le cadenceur qui épaule l’animateur sur la tenue du timing
  • Le scribe qui rédige un relevé de décisions (si utile, i.e. si quelqu’un va vraiment le lire)
  • Le cadreur qui organise la prochaine réunion, en prenant soin de construire l’ordre du jour avec les participants.

Ma formule préférée est la suivante :

  • Animateur tournant
  • Cadenceur : fait par l’animateur
  • Pas de scribe (board autoportant cf ci-après)
  • Pas de cadreur : réunion récurrente + board autoportant pour l’ordre du jour.

D’une réunion à l’autre, les rôles tournent afin de conserver de l’implication et d’éviter que ce soient toujours les mêmes qui se chargent des rôles les moins glamours. Une équipe qui les utilise m’a indiquée que d’animer soi-même la réunion permettait d’être beaucoup plus attentif à ce qui était dit, beaucoup plus impliqué et engagé.

Un brin de convivialité

Attention aux icebreakers, la réunion d’équipe est l’endroit où c’est le plus maladroitement utilisé. Restez sobre, une « météo » pour connaitre l’état d’esprit de chacun en ce moment c’est très bien. Ca peut être aussi un tour de table pour partager sa dernière fierté par exemple. Le choix et l’animation d’une inclusion peut aussi être un rôle tournant.

Un board auto-portant

Présentiel ou distanciel ? Si vous avez encore la chance de faire des réunions en présentiel, vous devrez transposer ce qui suit sur un board papier parsemé de quelques postits.

En distanciel, vous pouvez prévoir un board sur un outil de tableau blanc (whiteboard d’office, miro, metroretro, klaxoon, mural …) avec différentes zones à compléter. Partez d’un board simple pour permettre à l’équipe de se l’approprier puis de l’enrichir avec ses envies. Idéalement, l’équipe remplit le board avant la réunion. L’animateur n’a plus qu’à suivre les différents éléments.

Exemples :

  • Informations globales
  • Réussites, fiertés
  • Loupés
  • Objectifs
  • Information à partager
  • Décisions à prendre
  • Demande d’avis
  • Anniversaires
  • Urgences
  • Les rôles délégués
  • Relevé de décisions de cette réunion
  • Prochains jalons importants
  • …

Psychogéographie

Enfin, pour stimuler la participation, vous pouvez modifier l’espace, notamment l’agencement d’une salle en présentielle. Ainsi, au lieu de s’asseoir autour d’une table : mettez vous debout autour d’un paperboard ou asseyez-vous en cercle sans table au milieu.

Vous êtes prêt ?

La meilleure idée serait encore de commencer votre prochaine réunion en demandant à votre équipe « et si nous imaginions une meilleure réunion d’équipe aujourd’hui ? ».

Crédit photo : RyanMcGuire